Pour souligner le 50e anniversaire de la création du laser, l’ACP inscrit au programme de la tournée de 2010 un bon nombre de communications sur les lasers et la science moderne de l’optique, qui seront présentées de janvier à avril 2010 dans les départements de physique des universités canadiennes participantes. L’ACP souhaite la participation de partenaires industriels et gouvernementaux au financement de la tournée pour atteindre le plus grand nombre possible d’étudiantes et d’étudiants de 1er cycle en physique.

En septembre 2009, les départements de physique ont été invités à fournir le nom de conférenciers et de conférencières au bureau de l’ACP, avant le 16 octobre. Pour améliorer la visibilité de l’Association et inciter les étudiantes et étudiants à y adhérer, il est essentiel que tous les conférenciers et conférencières acceptent d’être les ambassadeurs de l’Association. De plusi, l’ACP fournit une brève présentation PowerPoint sur l’Association, les commanditaires de la tournée et le LaserFest qu’ils devront montrer avant leur conférence. Les universités hôtes sont priées d’annoncer les conférences comme une activité spéciale, financée conjointement par l’Association canadienne des physiciens et physiciennes et par elles.

Les conférenciers pour la tournée ont été choisi et l'ACP est maintenant en train de finaliser l'horaire des conférenciers.

Organisation et dates importantes

Les plans et budgets de la tournée sont établis et gérés par les coordonnatrices et coordonnateurs régionaux. Les départements qui souhaitent accueillir une conférence de l´ACP en 2010 sont donc priés de communiquer avec eux pour prendre les dispositions nécessaires. Toutefois, seuls peuvent participer les départements membres de l´ACP.

Pour que les frais restent raisonnables, les conférenciers visiteront idéalement deux ou trois établissements au cours d´un même voyage. Par ailleurs, pour assurer la participation d´une gamme de spécialistes, l´ACP financera au maximum cinq conférences par conférencière ou conférencier.

Les échéances de la planification de la tournée de conférences 2010 sont les suivantes :

• 6 novembre 2009 : Début de la planification détaillée. L´ACP envoie aux départements membres une invitation à consulter la liste des conférencières et conférenciers de la tournée 2010. Les coordonnatrices et coordonnateurs régionaux déterminent ensuite les préférences des étudiantes et des étudiants (les trois conférencières et conférenciers qui arrivent en tête de liste) de chaque établissement et les heures possibles des conférences. L´information nécessaire doit leur être communiquée au plus tard le 20 novembre. Les plans seront en effet finalisés au plus tard le 30 novembre.
• 30 novembre 2009 : Les coordonnatrices et coordonnateurs régionaux soumettent les calendriers et budgets finaux au coordonnateur national et au bureau de l´ACP.
• 15 décembre 2009 : Le bureau de l´ACP communique avec chaque conférencier et conférencière, confirme le calendrier de conférences et fournit un fichier PowerPoint sur l´ACP que chacun et chacune doit présenter avant sa conférence. Les conférencières et conférenciers seront invités à publier leur présentation sous forme d´article dans un numéro à venir de La Physique au Canada et recevront pour ce faire une copie des instructions aux auteurs, élaborées par le comité de rédaction du magazine.
• 4 janvier au 30 avril 2010 : Tournée de conférences 2010 de l´ACP dans les départements participants.
• 31 mai 2010 : Date limite de présentation des demandes de remboursement des dépenses auprès du bureau de l´ACP.

Finances et demandes de remboursement

Les plans et dépenses relatifs à la tournée doivent tous être approuvés au préalable par les coordonnatrices et coordonnateurs régionaux. Les frais de transport des conférenciers et conférencières de l´établissement d´attache au lieu de la conférence sont remboursables sur présentation à l´ACP des pièces justificatives. Le département hôte assume les frais engagés sur place. L´ACP finance une conférencière ou un conférencier à chaque établissement participant, sous le régime de ces directives.

L´ACP rembourse au maximum 500 $ en frais de déplacement par conférencier ou conférencière par établissement visité, mais le coût total au sein d´une région ne doit pas dépasser le budget affecté à chaque région. Comme il est précisé ci-dessus, les conférenciers visiteront idéalement deux ou trois établissements par voyage pour maintenir les frais globaux à un niveau raisonnable. Pour assurer la participation d´une gamme de spécialistes, l´ACP finance au maximum cinq conférences par conférencière ou conférencier.

Dépenses admissibles

L´ACP rembourse les frais du voyage du domicile du conférencier ou de la conférencière aux endroits où ont lieu les conférences, par le moyen le moins coûteux, qu´il s´agisse de l´avion, d´une voiture louée (l´assurance-collision sans franchise ne pouvant être remboursée que si elle n´est pas couverte par la carte de crédit du conférencier ou de la conférencière) ou d´une voiture personnelle (à raison de 0,30 $/km). Le prix des repas qui sont pris en cours de route et ne sont pas fournis par une autre source peut être réclamé jusqu´à concurrence de 45 $ par jour ou, individuellement, de 10 $ pour le petit-déjeuner, 10 $ pour le repas de midi et 25 $ pour le repas du soir. La demande de remboursement doit être accompagnée des reçus originaux. Comme il est écrit ci-dessus, le département hôte assume tous les frais engagés à l´échelle locale. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par la coordonnatrice ou le coordonnateur régional avant d´être présentées au bureau de l´ACP.

formulaire de réclamation de l'ACP