À propos de l'ACP

Nouveaux règlements administratifs soumis à l’approbation de l’AGA en 2014

Avis à tous les membres de l'ACP


(des liens vers les documents pertinents se trouvent au bas de ce message)
 

17 avril 2014
 

Contexte

Comme il a été mentionné en 2012 au sujet des modifications aux règlements, une nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL) est entrée en vigueur le 17 octobre 2011. L’ACP a jusqu’au 17 octobre 2014 pour demander la prorogation en vertu de cette loi. Pour les organisations à but non lucratif constituées sous le régime de lois fédérales, la LCOBNL établit une nouvelle série de règles destinées à remplacer la loi qui régit ces organisations depuis près d’un siècle. L’un des principaux traits de la nouvelle loi est d’amener des règlements minimaux, laissant le plus possible l’énoncé de la gouvernance courante aux politiques de fonctionnement et aux documents de procédure que l’exécutif et le Conseil (le conseil d’administration avec l’apport du Conseil consultatif, selon les nouveaux règlements) de l’ACP pourront approuver et modifier. Cela donne effet aux changements en matière de gouvernance dès leur approbation, au lieu de les inclure dans les règlements, ce qui requiert l’appui de l’ensemble des membres à une AGA et qui retarde leur entrée en vigueur au moment où le ministre de l’Industrie les approuve (ce qui peut occasionner un retard allant jusqu’à deux ans en tout).

L’exécutif de l’ACP a traité en deux étapes le passage aux nouveaux règlements et à la nouvelle structure de gouvernance, suivant la recommandation de notre conseiller juridique. La première étape, l’ajout d’une catégorie de membres à nos règlements, a été approuvée par les membres en juin 2012 et par Industrie Canada plus tard cette année-là. Tout de suite après l’AGA de 2012, l’exécutif a entrepris l’étape 2 du processus, soit définir la structure de gouvernance appropriée ainsi que préparer et faire approuver les statuts de prorogation et les règlements nécessaires, à l’AGA de 2014, pour respecter les exigences de la LCOBNL.

Processus de consultation

Le premier stade de l’étape 2, entrepris peu après l’AGA de 2012, est que l’exécutif de l’ACP entame des discussions avec le conseiller juridique sur la structure de gouvernance requise pour respecter les exigences de la LCOBNL. De septembre 2012 à juin 2013, la structure proposée a été présentée et expliquée aux membres du Conseil et aux membres présents à l’AGA de 2013. On a pris bonne note de tous les commentaires et rétroactions relevés durant ces consultations en plus de les présenter au conseiller juridique et de les examiner dans le contexte de l’élaboration des nouveaux règlements. 

Rétroaction

Le principal sujet de préoccupation exprimé au fil du processus de consultation a été la nécessité de veiller à ce que la nouvelle structure de gouvernance conserve un système de « poids et contrepoids » qui rende les membres confiants qu’un groupe plus vaste d’entre eux prenne part aux décisions prises à l’égard de la gouvernance par leur organe directeur (conseil d’administration) et connaisse ces décisions au fil de l’année. 

La Loi nous a empêchés de conserver le Conseil à titre d’organe décisionnel, mais il a été décidé que les nouveaux règlements de l’ACP traiteraient de l’obligation du conseil d’administration (auparavant l’exécutif de l’ACP) de rencontrer le Conseil consultatif au moins deux fois l’an afin d’avoir son apport sur le fonctionnement de l’Association, avant la prise des décisions finales sur les questions importantes (par exemple le budget annuel et les modifications aux politiques de fonctionnement). Pendant l’élaboration des règlements, en consultation avec les membres du Conseil, l’exécutif de l’ACP a mis au point une série de politiques qui ont clarifié les rouages de la nouvelle structure de fonctionnement. L’idée est que ces politiques entrent en vigueur lorsque le gouvernement aura approuvé les statuts de prorogation et les nouveaux règlements de l’ACP et que la nouvelle structure de gouvernance entrera en vigueur.

Prochaines étapes

Les préparatifs de l’étape 2 sont maintenant terminés et, conformément aux règlements actuels de l’ACP, les statuts de prorogation et les nouveaux règlements administratifs seront soumis à l’approbation des membres à l’AGA de 2014. Ces documents, approuvés par le conseil et l'exécutif de l'ACP, sont disponibles à travers les liens au bas de ce message. 

Tous les membres sont invités à lire ces règlements en préparation du vote qui aura lieu à l’AGA de Sudbury, Ontario, le 18 juin 2014. Ils y trouveront aussi les trois politiques de fonctionnement que le Conseil a préparées et approuvées, qui les aideront à interpréter les règlements et à comprendre les rouages de la nouvelle structure de gouvernance. Veuillez noter que les politiques sont affichées à titre d’information seulement

Approbation des statuts de prorogation et des règlements 

Les statuts de prorogation et les règlements administratifs seront officiellement soumis à l’approbation des membres à l’AGA du 18 juin 2014, à Sudbury, Ontario. 

Pour les membres qui ne pourront assister à l’AGA de 2014 mais souhaitent voter sur les nouveaux règlements et les statuts de prorogation proposés, l’ACP établira un scrutin en ligne d’ici le 30 mai 2014. Prière de noter que seuls les membres titulaires en règle à la date de l’AGA (18 juin 2014) auront le droit de voter. Votre bulletin de vote devra être enregistré au plus tard le 6 juin 2014 pour qu’il en soit tenu compte. 

Conformément à l’article VII des statuts de l’ACP, les amendements aux règlements et aux statuts de prorogation proposés seront irrecevables

Assurer la marche de la nouvelle structure

La structure de gouvernance mise en place par ces règlements et politiques de fonctionnement est le fruit d’une longue série de discussions et de consultations avec ceux qui ont actuellement charge de la gouvernance de l’Association. Les documents présentés aux membres représentent la structure idéale qu’ils proposent pour l’ACP. Nous sommes toutefois conscients que cette structure doit être évaluée avec soin et adaptée, au besoin, pour assurer une structure optimale sur le plan de l’efficacité et de l’engagement des membres qui consacrent bénévolement temps et efforts à participer au Conseil consultatif et au conseil d’administration.

Aussi, une fois que la nouvelle structure sera en place (l’approbation d’Industrie Canada est attendue fin 2014), un sous-comité du Conseil consultatif s’emploiera, avec la directrice exécutive, à entreprendre cette évaluation et à soumettre en temps voulu, à l’étude du conseil d’administration et de l’ensemble du Conseil consultatif, les observations et les modifications recommandées à l’égard des politiques de fonctionnement et aux procédures, conformément à la nouvelle Politique de fonctionnement en matière de gouvernance.

Les questions/observations sont les bienvenues

Pour toute question ou observation au sujet des règlements ou des statuts de prorogation proposés, prière de les soumettre par écrit au bureau de l’ACP (cap [at] uottawa [dot] ca) d’ici le 16 mai 2014, avant de voter, afin de laisser au personnel le temps de répondre avant l’ouverture du scrutin en ligne, à la fin de mai. 

Toute observation ou question au sujet de l’une ou l’autre des politiques d’appui sera également la bienvenue. Nous veillerons à ce qu’elle soit portée à l’attention du sous-comité afin qu’il en tienne compte au moment d’entamer son processus d’examen.

Meilleures salutations,

F.M. Ford
Directrice exécutive 


Fichiers attachés

Fichier attachéTaille
cap-cnca-by-law-for-member-approval-fra.pdf63.46 Ko
cap-articles-continuance-transition-for-member-approval.pdf23.69 Ko
cap-governance-operating-policy-for-member-information-fra.pdf38.83 Ko
cap-nomination-and-election-policy-for-member-information-fra.pdf43.44 Ko
cap-divisions-and-chapters-policy-for-member-information-fra.pdf30.46 Ko