Renseignements sur la demande pour accueillir la CCUWiP 2020

La soumission d’une Déclaration d’intérêt (DI) d’accueillir la CCUWiP en 2020 est fortement encouragée. L’ACP accepte les DI jusqu’au 15 septembre 2018. Pour savoir comment soumettre la déclaration, cliquez ici.

La CCUWiP 2020 se tiendra du 17 au 19 janvier 2020. Tous les groupes intéressés d’accueillir les conférences ont jusqu’au 31 janvier 2019 pour préparer et soumettre les documents nécessaires à la demande officielle.

Si vous comptez faire une demande pour accueillir la conférence en 2020, veuillez lire attentivement les renseignements suivants et consultez la page FAQ des CCUWiP 2019 pour de plus amples renseignements.

Note : La Conférence canadienne des étudiantes en physique se tient habituellement à un seul endroit, mais si plusieurs candidatures solides nous proviennent de différents emplacements à travers le Canada, l’ACP pourrait envisager la sélection de plusieurs établissements d’accueil.

Résumé du calendrier

Demande d’accueil officielle

Les demandes doivent être soumises par courriel au bureau de l’ACP (execdir@cap.ca).  Date limite : 31 janvier 2019 

Si vous comptez faire une demande pour accueillir la conférence, veuillez soumettre une Déclaration d’intérêt (non obligatoire mais fortement encouragé)

Note : Nous recommandons qu’au moins trois étudiant(e)s de premier cycle fréquentant une institution désireuse d’accueillir la conférence de 2020 présentent une demande pour assister à la conférence CCUWiP de 2019 qui se tiendra du 18 au 20 janvier 2019 à l’Université d’Ottawa.  Les demandes sont acceptées du 27 août au 29 septembre 2018.

La section des propositions doit être numérotée comme suit : (1) Budget, (2) Proposition, et (3) Lettres d’appui.  

  1. Budget : Votre budget préliminaire (cliquez ici pour voir des exemples de budget) doit être établi selon le coût prévu par étudiant, habituellement compris entre 300 $ et 500 $. Celui-ci doit inclure les éléments suivants :
    • Une liste détaillant vos dépenses attendues/estimatives selon le nombre de participant(e)s visé, comprenant les coûts des repas, de l’hébergement, du transport à destination/en provenance des endroits prévus pour les délégué(e)s (si fournis), les coûts liés aux installations (p. ex. les salles de présentation, l’équipement A-V), ainsi que le transport et les dépenses liés aux orateurs, aux panélistes et aux animateurs d’ateliers, etc. Les dépenses listées dans le budget doivent être fondées sur des discussions exploratoires avec les fournisseurs.
    • Une liste détaillant les appuis financiers que vous croyez être en mesure d’obtenir à l’échelle locale (p. ex. des engagements préalables pris par votre institution, des dons de la part de commanditaires locaux ou nationaux) et les frais d’inscription des délégué(e)s (ce chiffre correspond habituellement aux frais imposés par les CUWiP de l’APS; p. ex. si ceux des CUWiP s’élèvent 35 $ US, ceux des CCUWiP seront de 35 $ CAD).
    • Il est important d’entreprendre immédiatement les démarches pour obtenir du soutien, surtout au sein de l’université (p. ex. attribution de financement, espace pour les salles ou équipement A-V) pour être en mesure de soumettre une trousse de demande solide et complète. Une planification/un soutien préalable contribue au succès de la conférence et permet de renforcer la demande.
    • Une lettre de présentation indiquant les étudiant(e)s responsables de l’organisation (minimum de trois) qui assureront la coprésidence de la conférence, accompagnée d’une courte biographie pour chacun(e) (comprenant l’année d’étude en cours, l’expérience avec les CCUWiP).
    • Une déclaration expliquant pourquoi votre université/groupe souhaite accueillir la conférence et ce qui fait de votre institution l’emplacement idéal (p. ex. des renseignements concernant les initiatives/engagements en cours quant aux questions de diversité).
    • Les renseignements au sujet des installations disponibles pour votre conférence, y compris la capacité de celles-ci (p. ex. le nombre maximum d’étudiant(e)s participant(e)s que vous pouvez accueillir) et le taux de participation (locale et hors région) que vous souhaitez atteindre.
    • Votre projet de recruter les candidat(e)s de premier cycle (y compris des membres de groupes minoritaires sous-représentés)
    • Une déclaration d’engagement de la part des membres du comité organisateur local, comprenant une discussion au sein du corps étudiant, de la faculté et du personnel, en plus de partenariats avec les institutions voisines (établissements de recherche, collèges communautaires, etc.).
    • Une ébauche du calendrier/des échéanciers.
    • Une ébauche du programme de conférence, en soulignant toutes les nouvelles initiatives/activités et tous les nouveaux thèmes que votre groupe souhaite inclure à cette conférence.
  2. Lettres d’appui/de parrainage.

La planification d’une CCUWiP est un projet de grande envergure. L’engagement de la faculté ou du personnel est essentiel à la réussite de la conférence; par conséquent, l’établissement d’accueil doit être prêt à fournir la lettre d’appui nécessaire à l’étudiant(e) responsable de l’organisation dans le cadre du processus de demande.

  • Une lettre d’appui du directeur ou de la directrice du département décrivant la nature du soutien offert par le département (en matière de financement et de personnel), de même que le nom du/de la conseiller(ère) pédagogique assigné(e) et les noms de tous les autres membres de la faculté qui seront impliqués dans l’organisation de la conférence.
  • Une lettre du directeur ou de la directrice du comité organisateur (ou coprésident(e)s) énonçant l’engagement d’envoyer un(e) représentant(e) aux réunions du comité organisateur national (lesquelles comprennent des appels téléphoniques mensuels et une assemblée* annuelle à l’American Center for Physics.).
  • D’autres lettres décrivant le financement ou le soutien déjà obtenu au moment de la demande.
  • D’autres lettres indiquant un soutien potentiel peuvent également être incluses.

(NOTE :  Bien que des efforts seront déployés en vue d’amasser suffisamment de fonds lors de l’actuelle CCUWiP pour pouvoir envoyer un(e) représentant(e) à l’assemblée de planification aux États-Unis l’année suivante, il est possible que l’établissement d’accueil se voie dans l’obligation d’assumer jusqu’à 65 % de ces coûts, surtout dans le cas d’une année où plusieurs endroits ont été sélectionnés à titre d’établissement d’accueil.)