Informations pour tous les conférenciers

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*** NOUVEAU ***

ConférenciersCliquez ici pour accéder à un fichier fournissant une description de chaque présentation individuelle.  Cliquez quelque part sur le fichier pdf, puis utilisez la touche CTRL-F de Windows (ou l’équivalent Mac) pour rechercher votre nom afin de trouver les détails relatifs à votre présentation.

Le fichier clarifie :

  • quels conférenciers doivent avoir des présentations complètes préenregistrées téléchargées avant le Congrès (date limite le 14 mai), avec des présentations sommaires données pendant le Congrès (« hybrid »)
  • .

  • quels présentations seront donnés intégralement pendant le Congrès (« live »)
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  • la durée et la répartition (mins pour le présentations/les questions) de la durée prévue pour chaque conférencier pendant le Congrès
  • .

  • quelles présentations sont programmées comme des affiches et nécessitent le téléchargement du fichier pdf d’affiche avant le Congrès (date limite le 14 mai).

    Les questions relatives au téléchargement des fichiers doivent être adressées à cap2021@underline.io.   Toute autre question doit être adressée à programs@cap.ca.

 

Règles importantes :

Tous les conférenciers doivent être des délégués inscrits au Congrès 2021 afin de pouvoir faire leur présentation. Tous les conférenciers seront avertis lorsque l’inscription sera ouverte ; le lien sera également affiché sur le site Web du congrès de l’ACP.

Les étudiants concurrents doivent également être membres de l’ACP en tant qu’étudiants diplômés ou étudiants de premier cycle affiliés pour pouvoir concourir (cliquez ici pour adhérer ou cliquez ici pour vérifier l’adhésion et la renouveler si nécessaire).  La date limite pour adhérer et conserver le droit de concourir est le 5 mai.

Les sessions programmées du Congrès qui se déroulent sur la plateforme Underline sont toutes enregistrées. Tout délégué qui ne souhaite pas apparaître dans les enregistrements doit poser ses questions par l’intermédiaire du modérateur afin de ne pas avoir à activer sa vidéo.

Dates importantes :

14 mai 2021 – Date à laquelle les conférenciers oraux donnant des présentations hybrides pendant le Congrès doivent soumettre des versions complètes préenregistrées de leurs présentations orales et signer la décharge du conférencier, les conférenciers oraux donnant des présentations en direct doivent soumettre une décharge du conférencier, et tous les conférenciers d’affiches devront télécharger leur fichier d’affiche pdf et signer la décharge du conférencier (voir l’explication des présentations hybrides et en direct, les instructions de téléchargement et les liens vers les formulaires de soumission ci-dessous).

NOTE : Il est de la responsabilité du conférencier de s’assurer que sa présentation est téléchargée avec succès. Avant que le site du congrès en direct ne soit rendu public le 31 mai, les conférenciers seront joints par Underline pour vérifier leur soumission. Si vous ne recevez pas ce message avant le 27 mai ou si vous avez des problèmes, veuillez prendre contact à l’adresse cap2021@underline.io avec une copie au président du programme, mparanj@gmail.com.  

31 mai 2021 – Date à laquelle la plateforme Underline du congrès virtuel de l’ACP sera rendue publique et à laquelle tous les délégués inscrits recevront des instructions sur la façon d’accéder au système. Une fois connectés, les délégués auront accès au programme en ligne, à toutes les affiches soumises et aux présentations orales préenregistrées.

6 – 11 juin 2021 – Congrès de l’ACP

17 juin 2021 – Finale du compétition de la meilleure présentation orale des étudiants de l’ACP et cérémonie de remise des prix pour les présentations orales et les affiches des étudiants

17 juin – 30 septembre 2021 – Les délégués au congrès peuvent retourner sur le site du congrès de l’ACP Underline et visionner les enregistrements des présentations du congrès et ceux des soumissions préenregistrées ainsi que les fichiers pdf des affiches.

15 septembre 2021 – Date limite pour notifier Underline si vous ne souhaitez pas que votre présentation soit transférée dans les archives publiques publiées d’Underline.  C’est pour s’assurer qu’elle ne soit pas rendue disponible en dehors de la période d’accès des délégués au Congrès.

30 septembre 2021 – Date limite pour l’accès des délégués au congrès aux affiches et aux enregistrements des présentations de la conférence sur la plateforme Underline du Congrès de l’ACP.


INSTRUCTIONS À L’ATTENTION DES CONFÉRENCIERS ORAUX

Généralités :
Le congrès virtuel de 2021 comprendra un mélange de conférences orales « hybrides » et « en direct ». Le format des exposés oraux dans chaque division est à la discrétion des présidents de division.

Un exposé hybride signifie que le conférencier est invité à soumettre une présentation complète préenregistrée, qui sera mise à la disposition des délégués avant le début du congrès.    Une présentation « en direct » plus courte sera également prévue pendant le congrès, au cours de laquelle le conférencier résumera (et mettra à jour) les informations fournies dans l’exposé préenregistré. Une période de questions et réponses avec modérateur sera incluse dans cette session.

Un exposé en direct signifie que le conférencier donnera son exposé complet pendant la session du Congrès. Un temps pour les questions sera inclus.

Étant donné que les sessions doivent respecter l’horaire, tous les conférenciers sont encouragés à être en ligne et à se connecter à leur session au moins 30 minutes avant le début de la session. Ils auront ainsi l’occasion de se présenter au président de séance, de mettre en place et de tester leur présentation à l’avance. De l’assistance sera disponible auprès des modérateurs de session en ligne et du personnel d’assistance.

Toutes les sessions et présentations du Congrès seront enregistrées et les enregistrements seront mis à disposition sur la plateforme Underline peu après. Tout conférencier qui ne souhaite pas que l’enregistrement de son intervention faite pendant le Congrès, ou de sa présentation préenregistrée (le cas échéant), soit mis à disposition en dehors de la période d’accès des délégués au Congrès, pourra l’indiquer sur le formulaire de décharge de l’intervenant en direct à l’adresse https://cap2021release.paperform.co/.

 

Comment saurez-vous quel type de conférence vous a été attribué ?
Connectez-vous au site de gestion des résumés de l’ACP dans Indico (https://indico.cern.ch/e/CAP2021) et cliquez sur « Mes contributions » sous le lien « Ma conférence » à gauche. Cliquez sur le titre de votre intervention et vous accéderez aux détails de vos interventions programmées. Toute allocation de temps de 7 minutes ou moins dans le programme du Congrès est considérée comme une conférence hybride et celles de 10 minutes ou plus sont considérées comme une conférence en direct, sauf si vous êtes informé du contraire. Il est important de noter le temps alloué à votre présentation à des fins de planification.

 

Pour les conférenciers hybrides :

Contributions aux débats :

  • Pré-enregistrées : 15 minutes
  • Présentation en direct : généralement 2 minutes (consultez l’horaire du Congrès pour connaître l’heure exacte)

Exposés de conférenciers invités :

  • Pré-enregistrés : 30 minutes
  • Présentation en direct : généralement 3 minutes (consultez l’horaire du Congrès pour connaître l’heure exacte)

Comment soumettre votre conférence préenregistrée
Les fichiers vidéo doivent être soumis à l’aide du formulaire de soumission https://cap2021.paperform.co/ avant le 14 mai 2021 en suivant les instructions fournies à https://tinyurl.com/b49xdpt4. Une copie de ces instructions et un lien vers le formulaire sont également disponibles sur le site web du congrès de l’ACP https://www.cap.ca/congress-conference/2021-cap-virtual-congress-june-6-11/.

NOTE : Le formulaire de soumission comprend une décharge de conférencier pour les conférenciers hybrides.

Pour les conférenciers en direct :

Tous les conférenciers en direct sont priés de remplir le formulaire de décharge pour les orateurs en direct à l’adresse https://cap2021release.paperform.co/.

Exposés présentés par les participants :

  • Généralement des créneaux de 10 à 15 minutes (consultez l’horaire du Congrès pour connaître l’heure exacte)
  • Prévoir 3 minutes pour les questions/réponses

Exposés des conférenciers invités :

  • Généralement des créneaux horaires de 20-30 minutes (consultez l’horaire du Congrès pour connaître l’heure exacte)
  • Prévoyez 5 minutes pour les questions/réponses.

Interventions des orateurs pléniers :

  • Les créneaux horaires ne prévoient aucune autre activité au même moment
  • Les interventions durent généralement 30 ou 45 minutes (consultez l’horaire du Congrès pour connaître l’heure exacte) et prévoient 5 minutes pour les questions/réponses
  • Il sera demandé aux orateurs pléniers de soumettre une version préenregistrée de leur intervention qui servira de sauvegarde en cas de difficultés techniques ou de circonstances imprévues empêchant leur participation pendant le créneau horaire prévu. Cette version ne sera pas accessible aux délégués du congrès

INSTRUCTIONS À L’INTENTION DES CONFÉRENCIERS D’AFFICHES

Les affiches seront disponibles sur la plateforme GatherTown du site à partir de la date de mise en ligne de la plateforme du Congrès (31 mai 2021) et pendant toute la durée de la conférence ; les délégués pourront donc les consulter à tout moment. Les stations d’affichage comprendront une zone où les visiteurs pourront poser des questions et/ou demander un rendez-vous avec l’auteur d’affiche si le délégué ne peut pas participer aux sessions d’affichage officielles mentionnées ci-dessous.

REMARQUE : Les conférenciers d’affiches ne doivent pas tenir compte du créneau de 2 minutes qui a été attribué à leur affiche dans Indico ; cela était nécessaire pour insérer le résumé dans la session d’affiches. Les conférenciers doivent rester devant leur affiche pendant toute l’heure de chaque session.

Deux sessions d’affiches en direct auront lieu le mercredi 9 juin, de 13h45 à 14h45 HAE et de 17h30 à 18h30 HAE.

Les conférenciers d’affiches doivent être connectés au système du Congrès de l’ACP et  » à leur affiche  » (disponible en ligne sur la plateforme GatherTown utilisée pour la session d’affiches) au moins 5 minutes avant le début officiel des sessions d’affiches. Il y aura des panneaux d’affichage virtuels numérotés dans les salles de groupes thématiques situées dans le hall principal.

 

Taille d’affiche –

  • Les affiches doivent être préparées sur une seule page, en format paysage
  • Ils doivent ressembler à une affiche typique présentée lors d’un congrès en personne, dont les dimensions sont de 4 pieds de large sur 3 pieds de haut.
  • Les fichiers d’affiches doivent être enregistrés au format pdf
  • La taille du fichier ne doit pas dépasser 20 Mo
  • Ils doivent être lisibles sur un écran de 15 pouces.

Comment soumettre votre affiche
Tous les conférenciers d’affiches doivent soumettre leur affiche via le formulaire https://cap2021poster.paperform.co/ avant le 14 mai 2021. Si vous avez des questions ou besoin d’aide, veuillez contacter cap2021@underline.co. NOTE : Ce formulaire comprend une décharge pour le conférencier.

Les conférenciers devront connaître le numéro de leur résumé et l’identifiant de leur affiche pour les inclure dans le formulaire de soumission.

Comment trouver votre numéro d’affiche et votre groupe thématique ?
En plus du numéro de résumé qui a été attribué lors de la soumission de la contribution, toutes les présentations d’affiches se verront attribuer un numéro d’affiche unique qui permet de savoir où trouver chaque affiche dans le groupe thématique auquel elle a été assignée. Pour trouver votre numéro d’affiche, connectez-vous au site de gestion des résumés de l’ACP dans Indico (https://indico.cern.ch/e/CAP2021) et cliquez sur « Mes contributions » sous le lien « Ma conférence » à gauche. Le numéro d’affiche apparaîtra avec le titre de votre résumé.


INFORMATION SUR LES COMPÉTITIONS DE PRÉSENTATION D’ÉTUDIANTS

Pour des informations générales sur le concours de présentation des meilleurs étudiants de l’ACP, veuillez cliquer ici

Tout étudiant conférencier qui ne s’est pas inscrit au compétition mais qui souhaite le faire peut soumettre une demande à frisken@sfu.ca et programs@cap.ca au plus tard le 5 mai 2021.    L’acceptation est à la discrétion du président de la division.

Toutes les inscriptions au compétition oral seront jugées par des juges divisionnaires lors des sessions techniques parallèles et des symposiums prévus du lundi au jeudi. Les juges regarderont les présentations préenregistrées à l’avance. Ils assisteront aux sessions pour regarder les présentations en direct et poser des questions.

Toutes les contributions au compétition d’affiches seront jugées par les juges de la division. Cela peut se faire soit pendant les sessions d’affiches en direct, soit à l’avance, car la plateforme Underline permet aux juges de visiter les affiches avant les sessions en direct et de demander une réunion avec les étudiants en dehors des sessions régulières en direct.

Les rubriques d’évaluation sont disponibles sur le site web du congrès de l’ACP https://www.cap.ca/congress-conference/2021-cap-virtual-congress-june-6-11/best-student-competition/ .

Les noms des gagnants des compétitions divisionnaires de présentations orales et d’affiches, ainsi que la liste des 8 finalistes pour chacun des compétitions de présentation orale et d’affiches du meilleur étudiant de l’ACP, seront affichés avant la fin de la journée du mardi 15 juin sur le site Web du Congrès.

 

Finale du compétition de la meilleure présentation affiche des étudiants de l’ACP aura lieu le jeudi 17 juin 2021 de 10h00 à 12h00. Les finalistes devront être disponibles à leurs affiches pendant cette période. Tous les finalistes seront jugés par un panel de juges qui assisteront à la session d’affiches et poseront des questions.  Cette session est fermée aux délégués.

Finale du compétition de la meilleure présentation orale des étudiants de l’ACP aura lieu le jeudi 17 juin 2021 de 13h15 à 15h30 EDT.    Toutes les présentations orales des finalistes seront présentées en direct dans des créneaux de 15 minutes (12 minutes pour la présentation et 3 minutes pour les questions). Tous les finalistes seront jugés par un panel de juges qui assisteront aux sessions pour regarder les présentations en direct et poser des questions.

 

La cérémonie de remise des prix pour les compétitions d’affiches et d’oraux des étudiants aura également lieu le 17 juin à partir de 16h30 HAE